Lors de la présentation du séminaire sur le Knowledge Management (Hoffmann et al. 2024), Claire, Fanny, Dorian et Karine ont abordé l’historique ainsi que les principaux concepts qui nous ont permis d’en savoir davantage sur le sujet. Il est intéressant de pouvoir faire le lien entre certains de ces concepts et leur application dans un cadre agile.
Pour poser le contexte, voici une description du Knowledge Management qui me semble adéquate (Cigref 2000) : « Un ensemble de modes d’organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker, diffuser, utiliser et transférer la connaissance dans l’entreprise. Connaissance matérialisée par des documents internes et externes, mais aussi sous forme de capital intellectuel et d’expérience détenus par les collaborateurs ou les experts d’un domaine ».
« De la documentation ? Pas besoin, demande à Gilles ! »
Il existe un mythe selon lequel, dans une organisation agile, la documentation serait superflue ou de moindre utilité. Or, si on se réfère au manifeste agile, l’un des textes fondateurs des méthodes agiles dans le développement logiciel, il n’en est rien. D’ailleurs, si on se penche sur la partie narrant l’histoire de la création du manifeste il est mentionné « We embrace documentation, but not hundreds of pages of never-maintained and rarely-used tomes. » (Highsmith 2001).
Il en découle une notion de bon sens : plutôt qu’une documentation exhaustive, l’accent doit être mis sur une documentation pertinente accessible aux bonnes personnes, rédigée au bon moment, maintenue à jour, bien structurée et stockée dans un endroit bien défini. De cette manière, nous pourrions éviter la scène illustrée ci-dessous vécue très régulièrement par bon nombre d’entre nous dans un contexte plus ou moins similaire.
Une étude menée auprès de 12 grandes entreprises françaises (Khalil, Khalil 2020) a permis de mettre en évidence comment le Knowledge Management est intégré dans les pratiques agiles. Les résultats de l’étude permettent de tirer certaines conclusions.
Communication continue
Les réunions quotidiennes et les échanges informels renforcent le partage de connaissances tacites et permettent des résolutions rapides de problèmes.
Développement itératif
Les cycles courts inhérents aux méthodes agiles avec des retours constants du client favorisent l’apprentissage organisationnel et l’amélioration continue des produits.
Référentiels de connaissances
Les outils comme les wikis facilitent le stockage et la récupération d’informations, améliorant la collaboration entre équipes. Ces connaissances peuvent être utiles pour des projets futurs en veillant cependant à les maintenir à jour.
Pratiques d’ingénierie
Les tests unitaires et l’intégration continue offrent des retours rapides, améliorant la qualité du code et la réactivité des équipes.
Sur la base des analyses effectuées, un modèle théorique a pu être développé permettant de comprendre la manière dont les pratiques agiles peuvent soutenir le Knowledge Management dans les entreprises.
Quelques astuces
Pour terminer, au fil des années, j’ai observé quelques pratiques utiles qui peuvent permettre un enrichissement des connaissances, pour autant qu’elles soient bien gérées et organisées. Je vous en partage deux exemples ci-dessous.
« Qui rédige le PV aujourd’hui ? »
Afin d’éviter cette question désagréable en début de séance, les outils collaboratifs actuels (Confluence d’Atlassian, par exemple) permettent une prise de notes à plusieurs et en temps réel. Cela permet d’utiliser la force et l’intelligence du groupe pour obtenir rapidement des notes complètes et compréhensibles par toute l’équipe, dès la fin de la réunion.
« J’utilise un super outil pour faire des mind maps lors des séances de brainstorming »
Des rencontres régulières entre collaborateurs ayant un rôle similaire ou un intérêt commun au sein de l’entreprise favorisent l’échange de connaissances tacites. Lorsque ces dernières sont jugées d’intérêt général et pertinentes, elles peuvent être amenées à enrichir l’espace collaboratif de l’entreprise. Cela peut aller d’une méthode de travail (faire des mind maps lors de séances de brainstorming dans notre exemple) à des outils employés pour accomplir une tâche (un outil de mind mapping conseillé avec un tutoriel sur la manière de l’employer, par exemple).
Conclusion
L’adoption de pratiques agiles favorise une gestion optimisée des connaissances, en mettant l’accent sur les échanges informels et les interactions collaboratives. L’utilisation d’outils numériques permet d’améliorer le partage et la consolidation des connaissances, renforçant ainsi la capacité des équipes à répondre avec agilité et efficacité à la complexité des environnements actuels.
Bibliographie
CIGREF, 2000. Gérer les connaissances. [en ligne]. 13 octobre 2000. Disponible à l’adresse : https://www.cigref.fr/cigref_publications/RapportsContainer/Parus2000/2000_-_Gerer_les_connaissances.pdf [Consulté le 23 novembre 2024].
HIGHSMITH, Jim, 2001. History: The Agile Manifesto. [en ligne]. 2001. Disponible à l’adresse : https://agilemanifesto.org/history.html [Consulté le 23 novembre 2024].
HOFFMANN, Claire, SCHNEIDER, Fanny, THOMÉ, Dorian et B. VENTURA, Karine, 2024. Knowledge Management [en ligne]. 7 novembre 2024. Disponible à l’adresse : https://cyberlearn.hes-so.ch/mod/resource/view.php?id=2181579 [Consulté le 23 novembre 2024].
KHALIL, Carine et KHALIL, Sabine, 2020. Exploring knowledge management in agile software development organizations. International Entrepreneurship and Management Journal [en ligne]. juin 2020. Vol. 16, n° 2, pp. 555‑569. DOI 10.1007/s11365-019-00582-9. [Consulté le 23 novembre 2024].
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